Gestion des notes de frais 100% dématérialisées
Les notes de frais font partie intégrante des usages en entreprise. Cependant leur gestion peut vite tourner au casse-tête, que ce soit du point de vue des collaborateurs ou de celui du service comptabilité.
En effet, les additions de restaurant et les tickets de caisse se perdent assez facilement. Côté comptabilité, chercher les correspondances entre les notes de frais saisies et les justificatifs peut s’avérer être une tache chronophage. Avec la dématérialisation de ce système, votre entreprise va pouvoir gagner du temps sur ces tâches.
Gestion des NDF par les collaborateurs
Côté collaborateurs, la perte des justificatifs n’est plus un souci.
En seulement 2-3 manipulations sur son smartphone, l’utilisateur n’a plus qu’à prendre une photo du justificatif et se rendre sur son application Zeendoc afin de la déposer.
À chaque instant, le collaborateur peut suivre l’avancement de ses remboursements (approuvé, comptabilisé, payé). La rapidité du processus dématérialisé, permet un remboursement plus rapide des frais.
Gestion des NDF par les managers et la comptabilité
Le manager peut se connecter sur son portail quand il le souhaite et n’a plus qu’à approuver ou refuser les dépenses engagées par ses salariés. Ainsi, le processus est plus rapide, le manager n’a plus à attendre chaque fin de mois pour valider toutes les notes de frais de la période.
La comptabilité contrôle la bonne ventilation comptable et passe les écritures générales et analytiques vers son logiciel comptable grâce à une passerelle personnalisée. Plus de 200 connecteurs sont disponibles. Cela représente pour le comptable un gain de temps important.
Gestion électronique des NDF sur Zeendoc avec Adexgroup
Comment faire des économies de temps et d’argent sur le traitement des NDF ?
La mise en œuvre d’un outil d’automatisation permettra à votre entreprise d’éliminer 42% de tâches humaines chronophages et dans le même temps vos collaborateurs pourront gagner jusqu’à 79% de temps supplémentaire et se concentrer sur des tâches plus importantes.
De plus, il est obligatoire, aux yeux de la loi française, de conserver les justificatifs de paiement 10 ans. Une fois entrées par les collaborateurs, les notes de frais seront archivées et en accord avec la loi.