Les indispensables du succès d’une transition numérique : archivage et GED

Archivage numérique

L’archivage électronique est la base de la dématérialisation. Tout commence à la création des documents et se poursuit par leur organisation et exploitation tout au long de leur cycle de vie. Toutes les tâches maintenant disponibles avec la Gestion Electronique des Données et la dématérialisation vont se baser sur les documents numériques stockés à long terme sur des serveurs sécurisés.

Les avantages de l’archivage numérique, pour toutes les entreprises :

  • Le gain de place qui vous fait économiser de l’argent en éliminant tout ou une partie de votre archivage papier traditionnel.
  • Le gain de temps au moment de la recherche de documents.
  • L’engagement environnemental, car proche d’une politique zéro papier et donc une emprunte limitée sur notre planète.
  • L’accès 24/7 à vos données en toute sécurité pour tous les collaborateurs selon les droits d’accès.
  • En accord avec le RGPD européen.

La puissance de l’archivage électronique est dans la prise en charge de plus de 200 types de documents différents, du pdf, word, vidéo à certains fichiers exclusifs et certains logiciels.

L’expertise Adexgroup dans les domaines de l’impression et de la dématérialisation vont également vous permettre d’effectuer des scans en lot, et vous pourrez ainsi classer et nommer de manière individuelle les documents au sein d’un même lot. Le passage au numérique de vos archives se fera ainsi rapidement et en toute simplicité.

Le Scan, une étape dans votre processus de dématérialisation.

Des outils de Scan vont également permettre aux utilisateurs d’effectuer des copies fidèles et fiables de documents à valeur légale.

Compilée à l’outil d’archivage, cette copie numérique aura toute la valeur légale, reconnue en France et en Europe, du document papier d’origine.
Pour cela, le scan effectué doit être horodaté et archivé dans des serveurs sécurisés. Ce qui permettra d’attester de l’intégrité du document, certifié non modifié. Il est conforme au décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016.

“La numérisation à Valeur Probatoire, rend possible le remplacement des originaux papiers en cas de perte ou de destruction.”

Gestion Electronique de Documents

La Gestion Electronique de Documents (GED) est la suite logique de l’archivage numérique basique. Les systèmes de gestion des données électroniques vont vous permettre d’utiliser au maximum le potentiel de data numériques. Cela est rendu possible et automatique grâce à une Intelligence Artificielle. Ainsi vous bénéficiez :

  • De l’accès et du partage 24/7 à vos données, en toute sécurité, pour tous les collaborateurs.
  • Du classement automatique des fichiers par type de documents. (facture, contrat, bulletin de paie..)
  • De l’indexation rapide qui permet une recherche facile.
  • Des liens automatiques entre plusieurs documents d’un même dossier client pour les rassembler et les mettre en corrélation.

L’intelligence Artificielle va reconnaître systématiquement le document numérique, analyser sa forme et sa composition afin de déterminer précisément s’il s’agit d’une facture ou autres. Dans le même temps, les différentes écritures et chiffres vont également être pris en compte.

La recherche de données est ainsi plus fluide et permet de retrouver toutes les informations importantes.

“Le flux de travail lié au partage de documents, à leur circuit de validation, ou simplement à leur consultation est optimisé grâce à l’utilisation d’une GED.”

Nos produits

Adexgroup Paris pourquoi la transition numérique de nos entreprises est bénéfique navec zeendoc

Zeendoc

Zeendoc est une application de gestion et d’exploitation de tous les documents au format numérique, capable de répondre rapidement et efficacement aux problèmes de classement et d’archivage de documents dans l’entreprise.
Cette application est une des solutions les plus complète permettant de rentrer dans le monde de la dématérialisation à grande échelle, des fiches de salaires aux factures fournisseurs/clients en passant par les notes de frais.

Adexgroup, expert en transition numérique, répond à vos questions.

Tbox

Solution de dématérialisation regroupant plusieurs fonctionnalités. Avec Tbox vous pouvez archiver, rechercher vos documents numériques facilement grâce à une indexation intelligente. L’offre Tbox permet un partage de données en toute sécurité en respectant les RGPD européennes mais aussi en allant plus loin. En effet cette application se protège du “Cloud Act” américain et ne donne pas accès à ses serveurs.

Adexgroup, expert en transition numérique, répond à vos questions.

SCAN+

Cette application n’est pas un outil d’archivage numérique ou de GED, mais sera un complément plus que bénéfique à vos autres applications. En effet elle va vous permettre d’augmenter votre productivité et rendement lors de vos phases de scan, à petite ou grande échelle.
Vous pouvez à travers cet outil, ordonner vos scans, les renommer directement et les transférer très facilement.

S’installe sur les imprimantes multifonctions Xerox dotées de la technologie Connectkey.

Contactez Adexgroup pour toute demande d’informations et une présentation de nos solutions de dématérialisation
=

Intéressé par la dématérialisation? Découvrez toutes nos offres et les multiples possibilités d’applications pour votre métier.