Quelle transition numérique pour votre entreprise

La dématérialisation assure la transition numériqueLa transition numérique n’est pas un  nouveau concept, les dernières années nous ont familiarisé avec les chatbots, l’internet des objets, les machines intelligentes. Notre quotidien a basculé dans le digital, nos billets de train, nos comptes bancaires, nos recettes de cuisine.

La conséquence ? L’exigence de nos clients a évolué, ils nous demandent rapidité voire instantanéité, efficacité et interaction. Sans la transformation digitale, vous ne pouvez pas délivrer la qualité de service attendue.

Pourtant, au sein de nos entreprises, nous ne savons pas comment répondre à cette situation. Selon une étude anglaise  «  2018 global survey of IT professionals » de OVUM, seules 8% des entreprises se considèrent réellement numériques et 22% sont encore au début du chemin. Des initiatives sont prises mais elles sont indépendantes les unes des autres et sans ligne directrice.

Une des raisons fondamentales est qu’une grande majorité de nos entreprises s’est concentrée sur l’expérience utilisateur sans remettre en cause les processus internes.

Pire, l’expérience digitale de nos clients génère souvent plus de papier car nos organisations et systèmes internes ne se parlent pas. Une étude réalisée par AIM illustre parfaitement la situation : en moyenne 45% de nos documents scannés étaient « 100% digital » à l’origine.

La réalité est une déconnexion entre le parcours digital de nos clients et l’exécution en interne qui crée cet écart digital.

Cet écart numérique impacte l’efficacité de nos entreprises et frustre nos clients. IDC établit que la plus grande opportunité pour bénéficier des avantages de la digitalisation est liée à l’amélioration des process  internes et des fonctions de support.

Pour devenir une organisation orientée digitale en interne, (qu’importe votre métier, votre marché),  il est essentiel de comprendre comment et pourquoi le papier est utilisé dans votre organisation et surtout comment améliorer ce processus grâce au digital.  Dématérialiser un process bancal, le rendra certainement plus rapide mais sera-t-il plus efficace ? N’est-il pas possible d’aller au-delà pour réellement bénéficier de tout le potentiel de la transformation numérique.  En outre, lorsque l’information est numérique, il est aisé de l’exploiter, c’est ce que les experts appellent le Big Data. Ce mot compliqué pour dire, je réussis à exploiter les informations que je possède pour mieux décider.

Adexgroup, commercialise des solutions pour vous engager sur ce chemin vertueux. Nous sommes adeptes des petits pas, car la transformation numérique est avant tout un changement, et nous savons tous que le changement à 360° réussit rarement. C’est pourquoi nous vous proposons de vous attaquer à des processus connus aux résultats rapides afin d’enclencher la transformation numérique de vos entreprises.

Dématérialisation légal des factures avec avec Adexgroup Paris

Dématérialisation et automatisation des Factures fournisseurs

Il faut rechercher une solution basée sur la capture d’image, l’indexation semi-automatique et la compatibilité avec les logiciels de comptabilité pour générer les écritures simplement.

Le système doit être capable d’extraire les informations pertinentes sur les factures qu’elles soient papier ou numérique (fournisseurs, montant HT, TVA, TTC, date de factures, échéances…)…

…afin d’éviter toute saisie manuelle et de générer sous votre contrôle les écritures comptables. Cette automatisation libérera du temps à vos équipes, réduira les erreurs de saisies, permettra des analyses fines et de sécuriser vos informations en vue d’audits futurs et de conformités légales.

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Gestion et distribution des factures électroniques

Vous pouvez viser une solution numérique qui interface vos outils existants (ERP, CRM, comptabilité) afin d’automatiser la distribution de vos factures papiers. Deux choix s’offrent à vous : en l’externalisant ou en produisant de réelles factures électroniques, qui vous permettront d’être conforme à la législation fiscale. Et ce grâce à la signature électronique. Ainsi, vous avez non seulement des économies potentielles notoires, mais aussi des avantages indéniables en terme de recouvrement de factures.

Selon un rapport de KPMG, une facture électronique fait économiser en moyenne 3,24€ par envoi.

La facturation électronique  vous permet de gagner du temps, d’éviter des  erreurs, d’optimiser votre archivage, d’assurer un meilleur suivi, d’éliminer des coûts indirects et participe à votre conformité au RGPD.

dématérialiser la saisie des factures fournisseurs par adexgroup paris

La transition numérique des ressources humaines et le bulletin de paie électronique

Communiquer, archiver, retrouver, partager l’information est au cœur des métiers des ressources humaines, le tout dans le respect des données personnelles et de la législation.

Faites profiter vos collaborateurs des bulletins de paie électroniques avec archivage pendant 50 ans, et lien vers leur Compte Professionnel d’Activités.

Rechercher une solution digitale qui ne repose plus sur l’archivage papier et la personne indispensable, mais sur  une base documentaire solide, exploitable et personnalisable. On peut aller plus loin en utilisant des solutions qui digitalisent les procédures telles que les demandes de congés, les recrutements, les visites médicales, les assurances professionnelles.

La transition RH des PME et PMI est maintenant possible grâce à des outils facilement et rapidement exploitables.

comment exploiter facilement et mettre à jour sa base documentaire avec Adexgroup PAris

Gestion numérique de votre base documentaire contractuelle

Vous êtes à la recherche d’une solution qui digitalise vos archives contractuelles, qui vous permet de les mettre à jour et de conserver toutes traces d’actions. Ce système doit aussi vous permettre d’organiser et de planifier le renouvellement de vos engagements, afin de s’assurer que vos responsables deviennent pro-actifs en ne ratant aucune échéance et en négociant au bon moment.

Cette base documentaire peut être étendue à vos documents stratégiques, vos contrats clients, vos documents commerciaux.

Vous pouvez compartimenter les droits d’accès à ces documents, en donnant accès à l’extérieur, et en sachant qui les a téléchargés et modifiés.

Ces documents comportent souvent des données personnelles. En assurer la sécurité et la traçabilité de leurs utilisations participent à votre conformité au RGPD.

Vidéo

 Nos clients plébiscitent

Archivage ged et amélioration des process numérique avec xerox docushare et adexgroup paris

Xerox® DocuShare® Flex

Xerox® DocuShare® Flex est un logiciel CMS (Content Management Solution) qui permet à votre organisation de saisir, extraire et traiter des informations, pour les transformer en renseignements exploitables et vous permettre de travailler de manière plus intelligente, plus rapide et plus productive.

DocuShare® Flex propose toutes les fonctions d’espace d’archivage fondamentales dont les PME pourraient avoir besoin, telles que la gestion de fichiers et de tâches.

Adexgroup est concessionnaire Xerox sur Paris

Adexgroup Paris pourquoi la transition numérique de nos entreprises est bénéfique navec zeendoc

Zeendoc

Zeendoc est l’application de gestion et valorisation de l’information qui permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.

  • Centralisez l’ensemble des informations dans une base documentaire unique
  • Zeendoc analyse et classe automatiquement les documents
  • Zeendoc protège et sécurise vos informations
  • Zeendoc vous permet d’exploiter vos données et documents

Adexgroup est partenaire de Zeendoc sur Paris

copie fidèle et copie fiable la nouvelle norme de l'archivage par Adexgroup

Scan Plus

Générez des PDF certifiés conformes à l’original (« copie fiable »), comme l’indique le décret 2016-1673 du 5 décembre 2016, relatif à la fiabilité des copies.

Numérisez directement un document en format Word, Excel, PowerPoint ou texte et modifiez depuis vos appareils mobiles, tablettes et ordinateurs.

Si vous êtes équipé d’un Multifonction ConnectKey dernière génération vous pourrez tout faire directement depuis votre point d’impression pour être encore plus efficace.

transition numérique une équipe Adexgroup dédiée

Sylvain Lecomte

Chef de Projets

Sylvain fait profiter nos équipes commerciales de sa riche expérience dans la gestion de projets commerciaux et marketing. Ce qui lui tient à cœur : tenir les délais et présenter une solution qui correspond au cahier des charges données.

Toute solution de dématérialisation doit reposer sur une bonne structure informatique, efficace, rapide et sécurisée

Adexgroup infogère les systèmes d’information de nombreuses PME à Paris