Signature électronique, quelle valeur légale pour les documents ?
Grâce aux nouvelles technologies de dématérialisation, couplées aux nouvelles législations, il est maintenant possible d’avoir recours à la signature électronique des documents contractuels. En effet les contrats fournisseurs, les baux ou encore les contrats de travail sont signés à distance tout en conservant leur valeur légale.
Chez Adexgroup, des solutions vont vous permettre d’envoyer vos documents par voie électronique. Ainsi les destinataires auront alors la possibilité de les signer numériquement depuis une tablette, un ordinateur ou un smartphone.
Avantages de la signature électronique des documents contractuels
En effet, l’utilisation de la signature électronique va pouvoir vous apporter un grand nombre de bénéfices :
- Economie de temps et d’argent concernant les déplacements et envois spéciaux à la poste.
- Réduction des délais de traitement et signature.
- Respect de l’environnement avec la réduction du papier.
- Simplification des processus. Terminé l’impression, la correction et les envois postaux d’un même document.
- Meilleur suivi des documents et de leur état (envoyé, lu, en attente de signature, signé etc…)
En général, ce type de fonctionnement va permettre d’améliorer la productivité en réduisant le temps passé sur les tâches administratives longues et permettre à l’entreprise d’économiser sur les dépenses en fournitures.
Comment fonctionne la signature électronique ?
En réalité, il existe plusieurs niveaux de réglementation concernant les signatures électroniques tout comme il existe 2 types de documents, réglementés ou non.
Concernant les signatures, elles peuvent être de 3 niveaux différents : SIMPLE, AVANCÉE, QUALIFIÉE.
En outre, les documents réglementés comme les actes notariés, sont en accord avec les règlements eIDAS mis en place en 2016.
Le fonctionnement de la signature électronique, suit une liste d’étapes bien précise. En réalité, le destinataire a par avance accepté les conditions et le système d’envoi de documents réglementés en version numérique. Par la suite, l’entreprise envoie ses documents par mail de manière sécurisée. Finalement, le destinataire reçoit le mail et clique sur un lien, il peut voir les documents et commencer le processus d’identification et de signature certifiée eIDAS.
Quand peut-on utiliser l’alternative signature électronique?
La signature électronique des documents contractuels comme nous l’avons mentionné ci-dessus, est présente en 3 niveaux de réglementation. Par conséquent, elle est utilisable pour tous vos documents en faisant toujours attention à leur valeur légale. Ainsi, après avoir déterminé si le document est recevable comme preuve devant un tribunal, il est facile de déterminer le niveau de signature nécessaire. Ci-dessous quelques exemples de documents pouvant être signés électroniquement:
- Contrats de travail
- Documents RH
- Factures fournisseurs et clients
- Etats des lieux
- Devis
- Contrats d’adhésion
- etc…
“Remplacez votre signature manuscrite par une numérique pour tous vos documents digitaux à valeur légale”
La signature électronique sur Zeendoc avec Adexgroup
Nos produits
Zeendoc
Zeendoc est une solution de dématérialisation complète qui regroupe plusieurs fonctions. En effet, la signature électronique en fait partie. Afin de prouver son efficacité et sa sûreté, elle suit les qualifiation eIDAS et PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés). Finalement, l’entreprise est aussi listée dans la “Trust List” européenne.
AR 24
AR 24 est une solution numérique d’envoi et de suivi de lettre recommande et A/R numérique. Ainsi, grâce aux technologies de dématérialisation et de signature électronique, envoyez directement vos documents importants en recommandés tout en gardant la valeur probatoire de ces derniers.
T-Box
T-Box est une solution de dématérialisation et de collaboration sécurisée, mobile et conforme. Elle regroupe plusieurs fonctionnalités et notamment la possibilité d’utiliser la signature numérique pour tous les documents souhaités.