Dématérialisation des processus RH
Les ressources humaines d’une entreprise sont les plus consommatrices en terme papier et aussi d’archivage, mais également en terme de circulation de documents. Cela concerne la plus grande partie du temps les contrats de travail, les fiches de paie ou encore les notes de frais et CV. Dès lors que vous aurez recours à des processus RH 100% dématérialisés pour votre entreprise, vous économiserez de l’argent et gagnerez du temps mais également une grande satisfaction du personnel.
Comment effectuer la dématérialisation des processus RH ? et pourquoi le faire ?
Contrat de travail dématérialisé et signé numériquement
Il va pouvoir être envoyé et signé numériquement par les employés, et stocker directement dans les archives numériques afin d’être accessible rapidement à tout moment
Note de frais 100% numériques
Le casse-tête des notes de frais devient un jeu d’enfant. Depuis un smartphone, prenez une photo de votre ticket et transmettez simplement l’information dans Zeendoc.
Bulletin de paie électronique
L’entreprise n’a plus qu’a générer le bulletin de salaire et le déposer sur le coffre-fort numérique du salarié. Ce dernier y aura accès pendant 50 ans afin d’être en accord avec la loi travail El Khomri.
Conformité du bulletin de paie électronique sur Zeendoc avec Adexgroup
Ecosystème et coffre-fort numérique personnel
La dématérialisation pour les RH va permettre de créer tout un écosystème autour de chaque salarié et faciliter les échanges. En effet cette nouvelle façon de travailler va être facilitée premièrement par ce que l’on appelle un “coffre-fort numérique personnel”.
Ce dernier ne conserve que les bulletins de salaire de l’employé, est relié au compte CPA. Tout cela sur une durée de 50 ans et suivra l’employé même lors de changements d’entreprise. Ce coffre numérique est réglementé par l’Etat.
Deuxièmement, Zeendoc permet de créer un espace exclusif pour chaque salarié, qui lui pourra contenir tout le reste des éléments personnels du salarié comme le contrat de travail, les arrêts maladie, les certificats d’aptitudes, les mutuelles, etc… Tout cela bien entendu en toute sécurité et confidentialité.
Du point de vue de l’entreprise, ces évolutions vont permettre de :
- Centraliser les documents sur des serveurs sécurisés.
- Diminution des tâches chronophages pour les ressources humaines.
- Se construire une base de données non négligeable, comme par exemple une CVthèque qui regroupera tous les CV afin de répondre à ses besoins rapidement.
Encore une fois ces applications de dématérialisation, additionnées par exemple à la signature de documents numériques vont permettre d’aller encore plus loin dans les bénéfices possibles en signant des contrats à distance.