Dématérialiser efficacement, c’est assurer la digitalisation de votre entreprise

Une organisation qui digitalisait et automatisait  au maximum leurs processus d’information pouvait réduire de 90% les coûts de gestion et d’exploitation de ses informations – affirmait Le Cabinet Mc Kinsey en 2015*.

Sans être aussi radical et optimiste sur le niveau des économies réalisables, il est certain que la dématérialisation apporte aux entreprises un accès immédiat aux informations critiques, à leur maitrise, leur exploitation et à leur sécurisation.

La digitalisation apporte la simplicité et l’enrichissement de la recherche d’information, optimise son analyse, limite les risques d’erreur, améliore le contrôle sur l’accès à cette dernière tant en interne qu’en externe. La transition numérique participe activement à la conformité des entreprises au RGPD.

Les collaborateurs des entreprises partagent plus facilement l’information et travaillent plus efficacement sur des projets à valeur ajoutée grâce à des outils adaptés.

Les processus dématérialisés libèrent du temps et de l’argent grâce à l’amélioration de leur efficacité et l’élimination des tâches manuelles et répétitives. Le contrôle est renforcé à travers la transparence et la traçabilité des opérations. Les anomalies sont détectées plus rapidement, identifiées et traitées. Les workflows automatiques permettent une réduction des délais de traitement.

Dans les faits, l’automatisation va de paire avec la digitalisation. De même qu’il est difficile pour une organisation manuelle d’automatiser et de simplifier ses méthodes de travail, une dématérialisation de l’information sans création d’automatisme ne délivrera pas les bénéfices attendus.

Tout cela pour dire, que si la digitalisation, la dématérialisation, la transformation numérique reposent sur de nouvelles technologies, elles doivent être pensées pour simplifier les processus, favoriser des automatismes, fluidifier l’information, renforcer la responsabilité et la capacité d’initiative des acteurs de votre organisation.

Par où commencer votre transition numérique ?

Transition à un corolaire qui s’appelle changement, et tout le monde sait que le changement génère toujours des résistances plus ou moins fortes. Il est nécessaire de bien choisir son approche, afin de réussir sa transformation numérique.

Il y a deux écoles, les adeptes des grands bonds en avant, qui entrent dans un projet qui doit transformer radicalement toute l’entreprise. Généralement, on sait quand cela commence et jamais quand cela finit. Et l’école des jalons, avec des adeptes qui veulent profiter de l’expérience des pionniers pour prioriser des activités qui sont simples à implémenter et qui délivrent rapidement les avantages et économies attendus. Chez Adexgroup nous préférons cette dernière approche pour assurer le succès de votre transition numérique. En effet, les bénéficiaires de ces premiers projets deviendront, par la suite,  les meilleurs ambassadeurs auprès de l’ensemble des collaborateurs.

Adexgroup est à votre service pour vous accompagner dans votre transition digitale.

**https://www.mckinsey.com/business-functions/digital-mckinsey/our-insights/accelerating-the-digitization-of-business-processes

comment signer électroniquement des contrats par adexgroup xerox paris

Comment signer numériquement des contrats commerciaux

Une signature électronique n’est pas l’apposition de coordonnées à la fin d’un email ni une signature manuscrite que l’on aurait numérisée.

La signature électronique est un procédé permettant de garantir la date de signature, que le contenu du document signé n’a pas été modifié et de s’assurer que c’est le bon interlocuteur qui est à l’origine de la signature.

La signature électronique est force de preuve et présente bien des avantages. Elle peut être utilisée en face à face ou à distance. Elle peut inclure plusieurs personnes. Une fois le document signé par tous, une copie signée conforme est adressée immédiatement à chacun.

On ne se pose plus la question de l’archivage, la signature est numérique, plus besoin de copie papier. Adexgroup possède plusieurs solutions de signature électronique, nous vous proposerons celle qui correspond à votre entreprise.

simplifier la gestion des Notes-de-frais par Adexgroup Paris

Comment gérer efficacement les notes de frais

La gestion des notes de frais concerne toutes les entreprises. Même dans les TPE – PME, les déplacements professionnels sont nombreux. Pouvoir gérer ces notes de frais au jour le jour facilement et à distance du bureau est un moyens pour faciliter le quotidien des collaborateurs nomades et éviter le goulot d’étranglement pour les managers et services administratifs.
Les déplacements sont inévitables. Du coup, les notes de frais se multiplient : hôtels, restaurants, nettoyages, déplacements…
Pour que ces déplacements restent sous contrôle, les chefs d’entreprise ont besoin d’outils pour assurer la maitrise de la gestion des notes de frais.

Une meilleure gestion de ce processus  représente un gain de temps et de transparence pour l’entreprise. Les risques d’erreurs sont limités, et la communication entre les services améliorée.

  • Gain de temps : globalement, le temps passé à la gestion des notes de frais est divisé par deux, fin du goulot d’étranglement.
  • Limiter les échanges papier(impression, stockage….), la capture peut se faire directement de son smartphone.
  • Réduire le risque humain d’erreurs, avec des outils de capture électronique des informations pertinentes
  • Faciliter la transmission entre les différents services (collaborateur, manager, comptabilité).

Adexgroup Vous propose des solutions évolutives et facilement exploitables par les services concernés.

comment la transformation digital devient un levier de business pour vos entreprises

bulletin de paie electronique et dématérialisation des RH

Communiquer, archiver, retrouver, partager l’information est au cœur des métiers des ressources humaines, le tout dans le respect des données personnelles et de la législation.

Passer au bulletin de paie électronique avec archivage pendant 50 ans et lien vers les comptes CPA de vos collaborateurs est une démarche qui non seulement simplifiera la distribution de ces documents à vos collaborateurs mais aussi, vous leurs ferez profitez d’un service utile dans la gestion de leur carrière.

On peut aller plus loin, on peut imaginer une système qui ne repose plus sur l’archivage papier et la personne irremplaçable mais sur une base documentaire solide et facilement utilisable. Adexgroup peut vous proposer des solutions qui digitalisent les procédures tels que les demandes de congés, les recrutements, les visites médicales, les assurances professionnelles.

adexgroup xerox et la copie fidèle pour une copie fiable à Paris

Comment ne pas rater des échéances contractuelles

Vous êtes à la recherche d’une solution qui digitalise vos archives contractuelles, qui vous permet de les mettre à jour et de conserver toutes traces d’actions effectuées sur ces contrats. Ce système doit aussi vous permettre d’organiser et de planifier le renouvellement de vos engagements, afin de s’assurer que vos responsables deviennent pro-actifs en ne ratant aucune échéance et en négociant au bon moment.

En outre pourquoi signer vos contrats sur papier quand la loi permet désormais de tout faire numériquement avec une valeur légale renforcée et un gain de temps certains.

signature des contrats commerciaux avec Adexgroup

Nos clients ont adopté ces solutions numériques

adexgroup accompagne ses clients à Paris sur la transition numérique

« SCAN TO » pour simplifier le partage de vos documents jusqu’à la signature numérique

Adexgroup vous propose 3 applications couplées à la puissance des Xerox ConnectKeys pour fluidifier la numérisation et le partage de vos documents.

Avec Scan to URL, vous permettez l’envoi de documents volumineux dans un cloud souverain et en gardez la trace.

Avec Scan to ME,  un espace sécurisé vous est affecté afin de conserver vos informations.

Avec Scan to Sign, vous pouvez contractualiser des documents même financiers en faisant signer numériquement vos interlocuteurs.

Adexgroup Paris vous accompagne pour que vous puissiez simplement reprendre la maîtrise des outils numériques de votre entreprise.

Adexgroup Paris pourquoi la transition numérique de nos entreprises est bénéfique navec zeendoc

ZEENDOC  pour exploiter vos données et simplifier vos processus numériques

Zeendoc est l’application de gestion et valorisation de l’information qui permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage, du partage, de l’exploitation  et du classement des documents dans l’entreprise.

Centralisez l’ensemble des informations dans une base documentaire unique:

  • Zeendoc analyse et classe automatiquement les documents
  • Zeendoc protège et sécurise vos informations
  • Zeendoc vous permet d’exploiter vos données et documents

Adexgroup est partenaire de Zeendoc sur Paris

adexgroup et Xerox ConnectKey à PAris comment utiliser les imprimantes comme passerelle numérique

Xerox ConnecKey, la passerelle pour la dématérialisation

Adexgroup s’appuie sur la force de la plateforme Connectkey de Xerox pour répondre à des besoins de numérisation intelligente. Les multifonctions Xerox  deviennent le cœur d’un écosystème de productivité, offrant une expérience utilisateur intuitive, une connectivité mobile, une interopérabilité avec les référentiels de cloud du marché, le tout avec une sécurité de référence. Vous ne réaliserez plus de simples copies, numérisations et impressions, vous vous connecterez comme jamais auparavant.

Pour dématérialisez facilement demandez nous conseil.

transition numérique une équipe Adexgroup dédiée

Sylvain Lecomte

Chef de projet Transition numérique

Sylvain n’est certainement pas le plus techno de notre équipe et c’est ce qui fait toute sa valeur dans les projets de transition numérique. Il sait qu’une transformation ne peut être réussie uniquement si les collaborateurs  dans les entreprises sont convaincus et acteurs du projet.

La transformation de vos entreprises peut aussi passer par un projet mobilier

Adexgroup est agenceur d’espaces de travail, de réception, d’accueil.