La dématérialisation de documents : un jeu d'enfant


Mercredi 8 Avril 2015
Cleint Adexgroup Huissier de Justice Maitre GABIN
La dématérialisation de documents : un jeu d'enfant

Adexgroup remercie Maître Gabin, huissier de justice et sa principale Madame Merlin, pour leur témoignage lors de la journée thématique du 26 mars 2015 sur la dématérialisation des documents. Ils ont partagé leurs impressions et questionnements, et nous ont fait part de leur expérience sur le sujet. Car dans l’étude de Maître GABIN, depuis un an et demi déjà la solution Drivve|Image est installée, et maintenant tous les documents papiers sont dématérialisés.

En effet, l’étude reçoit des milliers de minutes par an, autant de décisions de justice, de courriers… Bref beaucoup de papier ! Tout doit être minutieusement archivé et conservé. Cependant, dans les bureaux, l’espace de stockage de ces documents papiers est de plus en plus invasif, donc de plus en plus rare, lié au fait que la législation encore vague sur la conservation de ces documents impose un archivage papier. Vient s’ajouter à cet inconvénient la difficulté de recherche des documents. En effet il faut soulever beaucoup de papier pour retrouver une feuille.

Face à ce besoin de temps et d’espace pour gérer le flux de documents, leur commercial Adexgroup leur a préconisé une solution de dématérialisation : Drivve|Image. Client Adexgroup, Maître GABIN utilise déjà un multifonction Xerox pour l’impression de ses documents, pour les photocopier ou encore les scanner afin de les envoyer par mail. Mais avec Drivve|Image, la numérisation c’est une autre histoire. L’utilisation du copieur est toujours la même, pour imprimer et photocopier, et le scan est devenu un outil du quotidien. Archiver directement le document dans le bon dossier. Et ce n’est pas tout, ce sera aussi simple de retrouver le document, car ce n’est plus un JPG mais un PDF texte ! Cela permet de le modifier si besoin et de le rechercher facilement en tapant un mot contenu dans le document, grâce à la fonction OCR recherche texte. Tout le flux de papier est ainsi numérisé, archivé, modifiable, envoyé et recherché simplement et rapidement.

Notre Client a gagné : 1) de l’espace de travail, car tous les formats papiers sont stocker dans un espace de stockage dédié, en attendant que la législation statue sur la conformité et légitimité d’un document électronique - 2) en rapidité et en temps, rechercher un document ne prend plus une éternité, il est stocké sur le réseau, facilement identifiable et peut être envoyé par mail à tout moment.

avec Drivve|Image